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Cómo elegir una DMC en Portugal
Una DMC (destination management company, o agencia receptiva) es el socio sobre el terreno que convierte su briefing en un programa que funciona: hoteles, espacios, transporte, guías, apoyo técnico y las experiencias intermedias. Cuando el evento es en el extranjero, también es el equipo que contesta al teléfono a las siete de la mañana cuando un autocar se retrasa. Elegirla bien es la mayor parte del trabajo.
En Portugal hay muchas agencias receptivas, desde empresas de una sola persona hasta grandes grupos. Estos son los puntos que comprobaríamos si estuviéramos en su lugar, tanto si prepara una reunión como un viaje de incentivo o un congreso.
1. Una licencia que se pueda comprobar
En Portugal, una agencia de viajes debe estar inscrita en el RNAVT, el registro nacional de agentes de viajes y turismo que gestiona Turismo de Portugal. El número de registro tiene que figurar en los contratos, la correspondencia y la web de la agencia, así que se comprueba en un minuto. Una empresa que vende viajes sin él no le da ninguna garantía legal si algo sale mal.
Pregunte también quién contrata y quién factura. Una marca no siempre es una empresa: la entidad jurídica que está detrás es la que firma y responde de los servicios.
2. Experiencia que se pueda verificar
Los años de actividad importan menos que lo que se puede comprobar. Pida las empresas con las que la agencia ha trabajado, programas parecidos al suyo y opiniones de clientes por escrito. Las referencias con nombres, fechas y tipo de evento dicen más que una lista de adjetivos.
Una DMC que lleva décadas atendiendo grupos tiene además algo que no se compra deprisa: una red de proveedores que le contestan el teléfono, y la experiencia para saber qué palacio dice que sí y qué restaurante puede sentar a doscientos invitados un sábado de junio.
3. Un equipo que hable el idioma de sus participantes
Su jefe de proyecto debe trabajar en su idioma, y los guías y azafatas del día deben hablar el idioma de sus participantes. Pregunte qué idiomas cubre el propio equipo y cuáles se subcontratan. La diferencia se nota en el mostrador del aeropuerto, en el autocar y en la cena de gala.
4. Todo el país, no una sola ciudad
Muchos grupos empiezan en Lisboa, pero un buen programa a menudo viaja: Sintra y la costa, Oporto y el valle del Duero, el Alentejo, el Algarve, Madeira o las Azores. Una DMC que conoce todo el país puede combinar regiones en un mismo itinerario sin pasar su grupo a otra agencia a mitad de camino. Pregunte dónde ha organizado programas la agencia, no solo dónde tiene oficina.
5. Un único jefe de proyecto de principio a fin
La persona que redacta la propuesta debería ser la que dirige la operación. Cada traspaso entre ventas y operaciones es un punto donde se pierden detalles: una petición de dieta, una llegada tardía, un cambio en la lista de habitaciones. Pregunte quién será su contacto antes, durante y después del evento, y si esa persona estará sobre el terreno.
6. Una propuesta rápida y clara
La forma en que una DMC responde a una petición muestra cómo dirigirá el evento. Busque una primera respuesta en uno o dos días, una propuesta que diga claramente qué incluye y qué no, y precios que correspondan al programa que pidió. Las opciones son útiles; una propuesta que necesita una reunión para entenderse, no.
Una lista breve
- Número de RNAVT y la empresa que contrata y factura.
- Referencias con nombre para programas como el suyo.
- Idiomas que cubre el propio equipo.
- Regiones donde la agencia ha organizado programas.
- Un único jefe de proyecto, presente sobre el terreno.
- Una propuesta clara, enviada con rapidez.
Cómo responde Limits a estos puntos
Limits es una marca de Limite - Viagens e Turismo, Lda., inscrita en el RNAVT con el número 1967. La agencia fue fundada en Cascais por Otto Czernin en 1991 y desde entonces ha atendido 1.239 grupos, para empresas como Sanofi-Aventis, Siemens, L’Oréal, Volkswagen y McKinsey & Company.
Nuestro equipo trabaja en inglés, alemán, francés, español, italiano y ruso. Organizamos programas en todo Portugal, incluidas Madeira y las Azores, con un jefe de proyecto dedicado que sigue de cerca todo el proceso, y usted recibe una primera respuesta en 24 horas.
Vea lo que hacemos en Lisboa y Oporto, en eventos de empresa y en viajes de incentivo.
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