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Choisir une DMC au Portugal
Une DMC (destination management company) est le partenaire sur place qui transforme votre cahier des charges en programme : hôtels, lieux, transport, guides, assistance technique et tout ce qui se passe entre deux rendez-vous. Quand l’événement a lieu à l’étranger, c’est aussi l’équipe qui décroche à sept heures du matin si un autocar est en retard. Bien la choisir, c’est déjà faire une grande partie du travail.
Le Portugal compte de nombreuses agences réceptives, de la structure d’une personne aux grands groupes. Voici les points que nous vérifierions à votre place, qu’il s’agisse d’une réunion, d’un incentive ou d’un congrès.
1. Une licence vérifiable
Au Portugal, une agence de voyages doit être inscrite au RNAVT, le registre national des agents de voyages et de tourisme tenu par Turismo de Portugal. Le numéro d’inscription doit figurer sur les contrats, la correspondance et le site de l’agence : une minute suffit pour le vérifier. Une société qui vend des voyages sans cette inscription ne vous offre aucune garantie légale en cas de problème.
Demandez aussi qui contracte et qui facture. Une marque n’est pas toujours une société : c’est l’entité juridique derrière elle qui signe et qui répond des services.
2. Une expérience que l’on peut vérifier
Le nombre d’années compte moins que ce qui peut être vérifié. Demandez les entreprises pour lesquelles l’agence a travaillé, des programmes proches du vôtre et des retours écrits de clients. Des références avec des noms, des dates et le type d’événement en disent plus qu’une liste d’adjectifs.
Une DMC qui accueille des groupes depuis des décennies dispose aussi de ce qui ne s’achète pas vite : un réseau de fournisseurs qui répondent à ses appels, et l’expérience de savoir quel palais dira oui et quel restaurant peut recevoir deux cents invités un samedi de juin.
3. Une équipe qui parle la langue de vos participants
Votre chef de projet doit travailler dans votre langue, et les guides et hôtesses doivent parler celle de vos participants. Demandez quelles langues l’équipe couvre elle-même et lesquelles sont sous-traitées. La différence se voit à l’accueil de l’aéroport, dans l’autocar et au dîner de gala.
4. Tout le pays, pas une seule ville
Beaucoup de groupes commencent à Lisbonne, mais un bon programme voyage souvent : Sintra et la côte, Porto et la vallée du Douro, l’Alentejo, l’Algarve, Madère ou les Açores. Une DMC qui connaît tout le pays peut combiner plusieurs régions dans un même itinéraire sans confier votre groupe à une autre agence en cours de route. Demandez où l’agence a déjà organisé des programmes, et pas seulement où elle a un bureau.
5. Un seul chef de projet, du début à la fin
La personne qui rédige la proposition devrait être celle qui pilote l’opération. Chaque passage de relais entre la vente et l’opérationnel est une occasion de perdre un détail : un régime alimentaire, une arrivée tardive, une liste de chambres modifiée. Demandez qui sera votre interlocuteur avant, pendant et après l’événement, et si cette personne sera sur place.
6. Une proposition rapide et claire
La façon dont une DMC répond à une demande montre comment elle conduira l’événement. Attendez une première réponse sous un ou deux jours, une proposition qui dit clairement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, et des prix qui correspondent au programme demandé. Les options sont utiles ; une proposition qu’il faut une réunion pour comprendre ne l’est pas.
En résumé
- Le numéro RNAVT, et la société qui contracte et facture.
- Des références nommées pour des programmes comparables.
- Les langues couvertes par l’équipe elle-même.
- Les régions où l’agence a déjà travaillé.
- Un seul chef de projet, présent sur place.
- Une proposition claire, envoyée rapidement.
Ce que Limits répond sur chaque point
Limits est une marque de Limite - Viagens e Turismo, Lda., inscrite au RNAVT sous le numéro 1967. L’agence a été fondée à Cascais par Otto Czernin en 1991 et a accueilli depuis 1 239 groupes, pour des entreprises comme Sanofi-Aventis, Siemens, L’Oréal, Volkswagen ou McKinsey & Company.
Notre équipe travaille en anglais, allemand, français, espagnol, italien et russe. Nous organisons des programmes dans tout le Portugal, y compris à Madère et aux Açores, avec un chef de projet dédié qui suit votre dossier de bout en bout, et vous recevez une première réponse sous 24 heures.
Découvrez ce que nous faisons à Lisbonne et à Porto, pour les événements d’entreprise et pour les voyages incentive.
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